MS Access

Создание отчетов в Access

Если вам нужно поделиться информацией из вашей базы данных с кем-то, но вы не хотите, чтобы этот человек фактически работал с вашей базой данных, рассмотрите возможность создания отчета. Отчеты позволяют упорядочивать и представлять данные в удобном для чтения и визуально привлекательном формате. Access 2010 упрощает создание и настройку отчетов с использованием данных из любого запроса или таблицы в вашей базе данных.

Создание отчетов

Отчеты дают вам возможность представить компоненты вашей базы данных в удобном для чтения формате для печати. Access 2010 позволяет создавать отчеты из таблиц и запросов.

Чтобы создать отчет:

1. откройте таблицу или запрос, который вы хотите использовать в своем отчете. Мы хотим вывести список заказов за последний месяц, поэтому открываем наш запрос заказов.
2. Выберите на ленте вкладку «Создать» и найдите группу «Отчеты». Нажать команду «Отчет».
3. Access создал новый отчет на основе вашего объекта.
4. Вероятно, часть ваших данных окажется на другой стороне битой страницы. Чтобы исправить это, измените размер полей. Просто выберите поле, затем щелкните и перетащите его край, пока поле не понадобится.

   Повторяйте с дополнительными полями, пока все ваши поля не будут подходящими.

   

5. Для сохранения отчета нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа. При появлении запроса введите имя для вашего отчета и нажмите «ОК».

Подобно таблицам и запросам, отчеты можно сортировать и фильтровать. Просто щелкните правой кнопкой мыши поле, которое вы хотите отсортировать или отфильтровать, затем выберите нужную функцию сортировки или фильтрации.

Удаление полей

Вы можете обнаружить, что ваш отчет содержит некоторые поля, которые вам на самом деле не нужны. Например, в нашем отчете есть поле Почтовый индекс, которое не является обязательным в этом списке заказов. К счастью, вы можете удалять поля в отчетах, не касаясь таблицы или запроса, откуда вы вытащили свои данные.

Чтобы удалить поле в отчете:

1. Щелкните любую ячейку в поле, которое хотите удалить.
2. Нажмите клавишу «Удалить».

При удалении поля обязательно удалите его заголовок. Просто выберите заголовок и нажмите клавишу «Удалить».

Печать и сохранение отчетов в режиме предварительного просмотра

Хотя вы можете печатать отчеты с помощью команд в Backstage, вы также можете использовать предварительный просмотр. Предварительный просмотр показывает, как ваш отчет будет отображаться на распечатанной странице. Это также позволяет вам изменить способ отображения отчета, распечатать его и даже сохранить как файл второго типа.

Чтобы распечатать отчет:

1. На вкладке ленты «Главная» выберите команду «Вид» и в выпадающем списке выберите «Предварительный просмотр». Ваш отчет будет показан в том виде, в котором он представлен на распечатанной странице.
2. При необходимости измените размер страницы, ширину поля и ориентацию страницы с помощью соответствующих команд на ленте.
3. Нажмите команду «Печать».
4. Появится диалоговое окно «Печать». Задайте любые параметры печати, затем нажмите «ОК».

Сохранение отчетов

Вы можете сохранять отчеты в других форматах, чтобы их можно было отображать за пределами Access. Это называется экспортным файлом и позволяет просматривать и даже изменять отчеты в других форматах и ​​программах.

Access предлагает варианты сохранения отчета в виде файла Excel, текстового файла, файла PDF, файла XPS, вложения электронной почты, текстового файла или документа HTML. Поэкспериментируйте с различными вариантами экспорта, чтобы найти тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Понятие и создание отчетов в Access

Отчет представляет собой форматированное представление информации, включенной в готовую базу данных. Именно отчеты печатаются, собирая полные данные. С помощью функций Microsoft Office Access вы можете получить практически любой набор данных. Вы можете собрать необходимую информацию, представить ее в удобном для пользователя формате. Кроме того, есть возможность анализировать данные, а также обобщать разные показатели.

Если данные печатаются напрямую, то в неструктурированном виде (таблицы или запросы), то данные будут печататься в том виде, в котором они присутствуют в программе. Создание отчетов в Access позволяет обойти этот процесс и получить информацию более привычным способом. Кроме того, при помощи отчетов можно простить работу и четить информацию. В подробный отчет включены необходимые показатели из базы данных. Однако его характерными особенностями является разбивка на абзацы с наличием заголовка и заголовков верхней и нижней колонок.

Структура MS Access и создание отчетов

Для упрощения понимания информации в MS Access есть возможность добавления различных текстовых элементов при создании отчета. Кроме того, есть возможность структурировать информацию из таблиц.

К таким компонентам относятся:

• Заголовок.
• Верхний и нижний колонтитулы.
• Рабочая область.
• Запись.

Заголовок

Он необходим для названия отчета и при печати отображается в верхней части первой страницы отчета. Может использоваться для сохранения данных, особенно часто используется для вывода информации, содержащей часть базы данных, которую нужно будет распечатать один раз и в начальном разделе отчета. Для добавления заголовка в структуру отчета необходимо использовать раздел «Тип», команду «Заголовок» или «Примечание к отчету».

Верхний колонтитул

Представляет собой примерно то же самое, что и в MS Word. Однако в Access он используется для создания разных имен столбцов с данными. Кроме того, нижние колонтитулы, как верхние, так и нижние, можно использовать для добавления номеров страниц. По умолчанию в Microsoft Access одновременно создаются две колонки — верхняя и нижняя. Чтобы создать только один, вам нужно перейти в раздел «Вид», затем нажать кнопку нижнего колонтитула. Чтобы удалить один из них из рабочей области, необходимо воспользоваться свойствами. В параметре «Высота колонтитулы» необходимо ввести значение «ноль».

Рабочая область

Он размещается между верхним и нижним колонтитулом. В ней обрабатываются основные данные из отчета. Создание форм и отчетов в Access обычно начинается с этой части. Информация, необходимая для печати, представлена ​​в виде таблицы. Печать осуществляется на основании запроса или конкретной таблицы данных. Для добавления или удаления информации можно использовать список полей и специальную панель. Эта панель скрыта параметром. Чтобы он не отображался на экране, нужно установить свойство height равным нулю.

Нижний колонтитул

Находится в нижней части страницы при печати. Его можно использовать для отображения результатов, дат работы или номеров страниц. Он напечатан на каждой странице. Можно обеспечить печать сразу нескольких типов данных.

Примечание

Это единый текстовый блок. Он находится на последней странице отчета, в рабочей области прямо над нижней частью столбца. Он используется для печати данных, которые необходимо распечатать один раз. Они включают в себя отчеты, сводные данные или поле для заголовков. Для добавления заметки в MS Access необходимо перейти в раздел «Просмотр», выбрать функцию «Заголовок/отчет заметки». При этом программа создает заголовок и заметки сразу.

Способы создания отчетов

При разработке всех продуктов от Microsoft планировалось дать несколько возможностей для работы с отчетами и запросами. В Microsoft Access создание отчетов можно выполнять несколькими способами. К ним относятся:

• Встроенный конструктор.
• Мастера автоматических отчетов.
• Автоотчет в столбик либо в ленту.
• Диаграммы.

Задание 1. Создать отчет «Заказы клиентов»

С помощью мастера создайте отчет, в котором будут представлены данные о заказах клиентов. 

1. Создайте учетную запись с помощью мастер-аккаунта: Создание/Отчеты/Мастер оченьов

2. Для создания отчета выберите данные из следующих таблиц:

· Таблика Клиенты (поле ФИО клиента)

· Таблика Заказов (поля КодЗаказа, Сотрудник, Дата заказа, Сумма)

3. Группировать данные в оченье по полю Клиенты

4.Сортировать записи по дате заказа

5. Нажав на буксон Итоги, оставляют какие итоговые значения недорожно вычилить.

6. Выбрать образец ступенчатый, орианция очтеша книжная

6. Выбрать Стиль очень: Официальная.

7. Сохраните отчет под названием «Заказы клиентов».

Задание 2. Отредактировать отчет «Заказы клиентов»

С помощью модели отредактируйте отчет в соответствии с моделью:

· Заголовок Заказы клиентов выделить жирным.

· Разверните поля, чтобы информация в столбцах отображалась полностью.

· Выровнять данные во всех столбцах по центру, кроме ФИО клиента.

· Изменить шрифт колонок: полужирный, размер 11 пт.

· Изменить размер шрифта данных в отчете на 10 pt.

· Изменить данные шрифта в колонке ФИО клиента: жирный, размер 11 пт.

· Сортировать клиентов по алфавиту

Задание 3. Создать отчет «Отчет по работе сотрудников»

Самостоятельно создавать отчет по образцу, в котором представлены дома о работе от компании. Выберите желаемый стиль отчета. Показать очень продавач!

1. Создать отчет с командой отчетов: Создание/Отчеты/Мастер отчетов

2. Для создания отчета выберите данные из следующих таблиц:

· Стол Сотрудники (поле ФИО сотрудников, Должность)

· Таблика Заказов (поля ФИО клиента, Дата заказа, Сумма)

3. Отредактируйте отчет по шаблону

Группирование данных в отчете

Пример, рассмотренный в предыдущем вопросе, также является одной из форм организации записей. Однако можно сгруппировать данные с помощью Мастера отчетов. Для его запуска в разделе «Объекты» окна базы данных нажмите сначала на кнопку «Отчет», затем на кнопку
. В появившемся на экране окне Новый отчет необходимо активировать опцию Основной отчет (ReportWizard). В ручном поле того же окна можно выбрать табличку; это будет первая из тех таблиц, на которых будет основан созданный отчет. Но это целесообразно делать в следующем окне, так как можно выбрать больше полей, чем из одной таблицы. Наконец, и при выборе полей, включаемых в формируемый документ, начальные этапы работы те же, только везде вместо формы речь идет об отчетности.

Важные отличия начинаются с того момента, когда необходимо указать признак, по которому будет формироваться отчет.

В следующем диалоговом окне Мастер спрашивает: В каком виде вы хотите представить данные? (Как вы хотите просматривать свои данные?).

Замечание: Здесь следует выбирать не главную форму, а второстепенную. В противном случае при группировке данных вам придется представить их в виде прикрепленного отчета.

В следующем окне диалога Мастер задает вопрос: Вы хотите войти в уровень группировки? (Вы хотите добавить какие-либо уровни группировки?).Окноимеетдваполяикнопкиуправления. Левое поле содержит список полей таблицы, а правое — служит для отображения группировки уровней. Для определения уровня группировки необходимо в правом поле указать название поля и нажать на кнопку
 или же
, определяя его уровень группировки.

На следующем этапе Мастер уточняет: Как вы будете сортировать записи в данных? (Какой порядок сортировки вы хотите для записей деталей?).Окнодиалогаимеетвид (рис.1):

Инжир. 1. Окно Мастера диалога для печати одного сортировочного проекта

Вы можете ввести до четырех уровней сортировки по возрастанию или убыванию. Для сортировки по полю необходимо указать его имя в соответствующей строке (его можно выбрать из списка, открывающегося при нажатии на стрелку прокрутки в правой части строки). По производственным программам сортировка по выявлению; При этом текстовые значения сортируются от А до Я, цифровые значения — от 1 до 9.

Аналогично расположение останция структурно всего очень.

На следующем этапе работы определяется внешнее представление данных.

Мастер спрашивает: Как вы хотите расположить данные в отчете? (Как бы вы хотели оформить свой отчет?).

В разделе Компоновка с помощью переключателя можно выбрать различные варианты представления данных.

В разделе Ориентирование задается книжная или альбомная ориентация страницы.

Способ размещения данных по ширине страницы определяется установкой флажка в нижней части окна. При этом в левом поле окна вы сразу видите, как будут выглядеть результаты ваших действий.

На следующем этапе определяется фон и шрифт (это окно, если вас устраивает стандартная настройка, можете пропустить).

На завершающем этапе присваивается имя для отчетности. В результате получаем окончательный вариант первой страницы отчета.

Данные сгруппированы, и отчет готов к печати.

Создание статистической копии отчета

В версии Access 2000 появилась новая возможность — создавать статическую копию отчета (Snapshot). По сути, это фотография отчета — файл с расширением .snp, в котором содержатся копии каждой страницы отчета, созданные в Access 2000, двухмерные графики, рисунки и другие элементы, включенные в отчет. Такой файл можно просмотреть, распечатать, пысылать по электронной почте, рассылать по сети и архивировать, уже не работая с мредой Access 2000.

Заключение:

1. В Access отчет создается почти так же, как и форма. Разница между этими двумя объектами базы данных не в технологии их построения, а в их назначении. Если пользователь будет работать на экране с формой, то отчет предназначен для печати и представляет ценность как физическую копию документа, полученного из базы данных.

2. В отчете, созданном с помощью Autoreport, будут отображаться все поля и записи базовой таблицы или запроса. Также, как и в случае с формой, этот отчет является наиболее простым по построению и наименее гибким по своей структуре.

3. В основной отчет Access позволяет включить подчиненный отчет, в котором записи можно сортировать по второму уровню группировки. Наиболее гибкая структура отчета позволяет получить отчет Конструктора.

Отчеты в реляционных БД

Отчет представляет собой объект базы данных, используемый при выводе структурированной информации на экран, принтер или в файл. С помощью отчетов можно извлечь необходимую информацию из таблицы или запроса к базе данных и представить ее в удобном для понимания виде. Отчет состоит из заголовка, области данных, верхнего и нижнего заголовков, примечаний и при этом разбит на страницы.

В Microsoft Access 2007 отчеты можно создавать с помощью различных инструментов:

• Мастера оченьов;
• Конструктор оченьов;
• Инструмент Отчет;
• Пустой отчет.

Полные отчеты можно создавать с помощью Мастера или других вышеупомянутых инструментов, а модифицировать их, добавляя необходимые изменения, используя режим модели или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено 2 режима, с помощью которых можно вносить изменения и дополнения в отчет: режим макета и режим конструктора.

Режим макета является наиболее заметным режимом редактирования и форматирования отчетов, чем режим конструктора. В том случае, если режим модели не имеет возможности внести изменения в отчет, то в этом случае используется режим конструктора.

Мастер отчетов

создание отчетов с помощью Мастер-отчетов выполняется следующим образом:

• в окне базы данных Access вам нужно нажать, чтобы открыть вкладку «Создание», а затем нажать кнопку «Основные отчеты» в группе «Отчеты». В результате появится диалоговое окно;
• в поле Таблицы и отчеты нажмите , чтобы открыть выпадающее меню и выбрать нужную таблицу в качестве источника данных;
• челкнув на указанный ОК, вид на суд Создание оченьов;
• все Поставщики недвижимости в Выбранные поля, выделив их одновременно и нажав кнопку >>;
• следующий шаг (Добавить уровни группировки;
• на шаге продам сортировки в распределении листового высокого выбора Фамилия (поле, имеющееся в табличном обсидатой БД, вы можете выбрать автомобильное проекты вам проекты) для сортировки по возрастанию;
• на шаге Последний вид макета для очень на очень выберите Макет — блок, Ориентация — книжная. Затем нажмите кнопку Далее (рис.2);
• на шаге Изячная;
• следующим шагом является установка имени отчета. Необходимо ввести (Имя отчета)_мастер_отчетов. Затем просмотрите отчет и внесите изменения в макет отчета. Требуется выбрать компан Просмотреть, челкнуть на рабочее Готово. После этого отчет откроется в режиме Preview, что позволит вам увидеть, как отчет будет внешне отображаться в печатном виде;
• теперь необходимо перейти в режим Конструктор и выполнить редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по названию отчета в области перехода и выбрать в контекстном меню режим конструктора. На экране появится отчет в режиме Дизайнера (рис. 3).

«Отчеты в реляционных БД» Готовая курсовая работа и ссылки

Редактирование отчетов

Заметка 2

Перед дальнейшим описанием отметим, что поля вашего отчета будут соответствовать полям вашей таблицы. В описанном ниже примере подразумевается таблица, содержащая поля: код группы, код учащегося, фамилия, имя, отчество учащегося, пол, дата и место рождения.

Редактирование отчета может осуществляться следующим образом:

• необходимо убрать поле Code Student в верхней колонке и в области данных;

  

• затем удалите поле Code Group в заголовке верхнего столбца и в области данных;

• на место поля КодГруппы проемежем поле Название из листка Группы студентов;
• необходимо сдвинуть влево все поля в верхнем столбце и в области данных;
• затем измените надпись на титульном листе (введите название вашего учебного заведения) и нажмите Enter;
• недвижимость переместите Надпись. В Нижнем столбце веделите фоле =Now() и перечистите его в Заголовок под названием (в данном примере это Студенты). Данные отображаются под заголовком.

Для форматирования необходимо:

1. Выделить гаголовок (в рассматриваемом примере это Студенты).
2. Измените шрифт, стиль шрифта и цвет шрифта, а также цвет фона.
3. Далее необходимо перейти в режим предварительного просмотра. Для перехода в этот режим необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по названию отчета в области перехода и выбрать в контекстном меню пункт Режим предварительного просмотра.

Инструмент Отчет

Для быстрого создания учетной записи и т.д. Создайте его одним щелчком мыши. В этом случае отчет будет сформирован на основе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете будут отображены все записи таблицы или запроса, на основании которых создается отчет. Однако созданный отчет затем можно изменить в режиме модели или конструктора.

Для создания отчета с помощью указанного инструмента необходимо:

• в области переходов выберите таблицу (в понимании, Студенты), на основе количества будет продаваться очень;
• затем перейдите на вкладку «Создание» и щелкните значок «Охты». На экране отображается простой отчет, основанный на текущей таблице.

Средство Пустой отчет

С помощью инструмента Пустой отчет отчеты создаются с нуля в режиме макета. Для этого челкнем Бустой очень в группе Очты на колодке Создание. В результате в окне редактирования Access 2007 появляется Report1 с пустой областью данных, а в правой части окна отображается область Список существующих полей. При нажатии на знак «+» в таблице (в примере Студенты) открывается список необходимых полей.

Затем необходимо перетащить нужные поля из этого списка в отчет, нажав и удерживая левую кнопку мыши. С помощью инструментов группы Элементы управления на вкладке Формат завершим отчет, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно модифицировать в режиме конструктора. И в конце сохраните отчет.

Создание составных отчетов.

При этом под составными отчетами понимается сложная структура: в том числе подчиненные отчеты, построенные на основе запросов перекрестных ссылок, которые печатаются в виде нескольких столбцов. Последний уже был описан в этой статье на странице 25.
Рассмотрим применение подчиненных отчетов. На практике их создание необходимо, если:

• Основной отчет — это контейнер, который включает в себя один или несколько подчиненных отчетов из несвязанных таблиц. При этом основной отчет может быть вообще не связан с таблицей или запросом и содержать только надписи и вычисляемые элементы. (Рис 2.2)
• Окончательные данные необходимо представить в документе в виде отдельной таблицы вместе с подробными данными. В этом случае просто сгруппировать записи с итоговыми строками недостаточно, нужно ввести подчиненный отчет, отображающий итоговые данные в нужном формате.
• Необходимо создать группы, содержащие две и более подгруппы данных.
• Основной отчет может содержать, во-первых, несколько подчиненных отчетов и, во-вторых, два уровня вложенности подчиненных отчетов. И, кроме того, на любом уровне вложенности, наряду с подчиненным отчетом, в основной отчет можно вставить подчиненную форму.

Основное преимущество подчиненных отчетов заключается в том, что с их помощью на странице отчета можно разместить самую разнообразную информацию в удобном структурированном виде, чего невозможно добиться, если просто создать сложный запрос, включающий данные из множества таблиц.
Подчиненные отчеты создаются двумя способами:

• с мастера Мастера полубанной формыотчета
• введением уже существующего отчета (формы) во второй отчет (введенный таким образом).

Рис 2.2 Подчиненный отчет в режиме конструктора